E-Rechnungspflicht im Handwerk 2025: Was gilt, was du tun musst

Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht gemacht. Das betrifft alle Unternehmen die Leistungen an andere Unternehmen in Deutschland erbringen – also auch jeden Handwerksbetrieb der Rechnungen an gewerbliche Auftraggeber, Hausverwaltungen oder andere Handwerksbetriebe stellt.

Wichtig zu verstehen: Es geht nicht um Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich den B2B-Bereich. Wer als Handwerksbetrieb ausschließlich Privatkunden bedient, ist von der Ausstellungspflicht zunächst nicht betroffen – sollte aber trotzdem empfangsbereit sein, falls Lieferanten oder Partner E-Rechnungen schicken.

Zwei getrennte Verpflichtungen

Das bedeutet: Auch wenn die Pflicht zur Ausstellung eigener E-Rechnungen für kleinere Betriebe erst später greift, solltest du bereits jetzt in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen – zum Beispiel von Großhändlern oder Lieferanten die bereits umgestellt haben.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" – ein Name der wenig über das Format selbst aussagt. Wichtig zu verstehen ist das Prinzip dahinter.

Ein Hybridformat: PDF und Daten in einem

ZUGFeRD kombiniert zwei Dinge in einer einzigen Datei:

• Ein lesbares PDF – sieht aus wie jede normale Rechnung, kann von jedem Menschen geöffnet und gelesen werden
• Eingebettete XML-Daten – strukturierte, maschinenlesbare Daten die im Hintergrund in der PDF-Datei mitgeliefert werden

Der Vorteil: Der Rechnungsempfänger sieht ein gewohntes PDF-Dokument – gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware die eingebetteten Daten automatisch auslesen und verarbeiten, ohne dass jemand Betrag, Datum oder Positionen manuell abtippen muss.

Warum eine normale PDF-Rechnung nicht ausreicht

Eine PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte Daten – also eine „normale" Rechnung wie sie bisher üblich war – erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Das ist einer der häufigsten Irrtümer: Viele denken „ich schicke doch schon PDFs per E-Mail, das reicht" – das reicht rechtlich aber nicht aus, sobald die Ausstellungspflicht greift.

Alternative Formate

Neben ZUGFeRD gibt es weitere zulässige Formate wie XRechnung (rein XML-basiert, ohne visuelle PDF-Komponente, hauptsächlich für Öffentliche Auftraggeber relevant). Für Handwerksbetriebe im B2B-Geschäft ist ZUGFeRD in der Regel die praktischere Wahl, weil die Rechnung weiterhin für Menschen lesbar bleibt.

Zeitplan: Ab wann gilt was?

Hinweis: Die genauen Schwellenwerte und Übergangsfristen können sich ändern. Für die verbindliche Einordnung deines Betriebs empfiehlt sich Rücksprache mit dem Steuerberater oder ein Blick auf die aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen.

Warum jetzt schon handeln, obwohl die Frist erst 2027/2028 greift?

• Vorlaufzeit nutzen: Wer die Umstellung erst kurz vor der Frist angeht, hat wenig Zeit sich mit dem neuen Format vertraut zu machen
• Geschäftspartner stellen bereits um: Wenn Lieferanten oder Auftraggeber schon E-Rechnungen senden, solltest du sie empfangen und verarbeiten können
• Wettbewerbsvorteil: Betriebe die bereits jetzt ZUGFeRD-fähig sind, wirken bei gewerblichen Auftraggebern professioneller und zukunftssicherer

Wie du deinen Betrieb umstellst

Die gute Nachricht: Als Handwerksbetrieb musst du dich nicht selbst mit XML-Formaten und technischen Spezifikationen beschäftigen. Die Umsetzung läuft über die Software die du bereits für Rechnungen nutzt oder umstellst.

Drei Wege zur ZUGFeRD-Rechnung

Kalkura erstellt ZUGFeRD-konforme Rechnungen automatisch – du gibst deine Rechnungsdaten wie gewohnt ein, das PDF mit eingebetteten strukturierten Daten wird im Hintergrund erzeugt. Kein separates Tool, keine doppelte Eingabe, kein technisches Vorwissen nötig. Enthalten ab dem Starter-Tarif.

Checkliste für die Umstellung

• Prüfen ob die genutzte Rechnungssoftware ZUGFeRD unterstützt
• Firmendaten (Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung) einmalig korrekt hinterlegen
• Testrechnung erstellen und mit einem PDF/A-Validator prüfen lassen (z. B. Mustang oder veraPDF)
• Steuerberater informieren welches System für die Rechnungsstellung genutzt wird
• Bei großen gewerblichen Auftraggebern nachfragen ob spezielle Anforderungen an das E-Rechnungsformat bestehen

Häufige Missverständnisse zur E-Rechnungspflicht

• „Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist doch schon digital": Rechtlich ist eine normale PDF ohne eingebettete strukturierte Daten keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne – auch wenn sie digital verschickt wird.
• „Das betrifft nur große Unternehmen": Die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen unabhängig von der Größe. Nur die Ausstellungspflicht ist nach Umsatz gestaffelt.
• „Kleinunternehmer sind komplett ausgenommen": Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können. Bei der Ausstellung gibt es Erleichterungen, aber keine vollständige Ausnahme.
• „Ich brauche dafür teure Zusatzsoftware": Viele moderne Handwerkersoftware-Lösungen haben ZUGFeRD bereits integriert – ohne separate Anschaffung.
• „Rechnungen an Privatkunden sind auch betroffen": Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Rechnungen – Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Die genauen Fristen, Schwellenwerte und Ausnahmen sollten mit dem zuständigen Steuerberater abgestimmt werden.

Häufige Fragen